Как вести переговоры с подчиненным о недостойном поведении

Поддержание профессиональной атмосферы в коллективе требует от руководителя умения правильно реагировать на недостойное поведение сотрудников. Говоря с подчинённым, важно не просто указать на ошибку, а совместно найти путь к улучшению. В этой статье рассматриваются практические методы и техники, которые помогут вести конструктивные переговоры, не переходя на эмоциональные или обвинительные ноты.

Подготовка к разговору

Эффективный диалог начинается задолго до того, как вы садитесь с сотрудником за стол. Прежде чем открыть дверь офиса, уточните основные факты:

• Соберите конкретные примеры недостойного поведения: даты, обстоятельства, последствия.
• Оцените влияние ситуации на команду и на выполнение целей проекта.
• Проверьте свои собственные эмоции — убедитесь, что вы будете спокойным и объективным.

Планируйте структуру встречи: начните с позитивного момента, перейдите к проблеме и завершите предложением совместного решения.

Формулирование ожиданий

Ключевой момент в разговоре – чётко обозначить, что именно считается недостойным и почему это важно для команды. Используйте язык профессионального развития, а не личных нападок.

1. Определите конкретные правила поведения, которые нарушены.
2. Уточните, какие результаты вы ожидаете после изменений.
3. Сформулируйте ожидания в виде вопросов, чтобы сотрудник сам задумался над ситуацией.

Ниже приведён пример формулировки:

«Когда вы опаздывали на совещание, команда пропустила ключевые детали проекта, что задержало сроки выполнения. Я ожидаю, что в дальнейшем вы будете приходить вовремя, чтобы не ставить под угрозу общие результаты».

Построение диалога

Сам процесс обсуждения должен быть двусторонним. Старайтесь использовать технику активного слушания и избегать прерываний. Вот как можно структурировать разговор:

• Слушайте. Позвольте сотруднику изложить свою точку зрения. Это покажет, что вы уважаете его мнение.
• Определяйте. Подтвердите услышанное своими словами, чтобы убедиться в правильном понимании.
• Вопросы к пониманию. Спросите, почему, по его мнению, возникли такие обстоятельства. Это может раскрыть скрытые причины.
• Обсуждайте пути решения. Вместе придумайте конкретные шаги, которые помогут исправить ситуацию.
• План действий. Составьте расписание контрольных точек и определите, кто будет ответственным за мониторинг.

Важно помнить, что цель — улучшение, а не наказание. Ставьте акцент на развитии:

Как закрепить изменения

После первой встречи необходимо закрепить договоренности. Это можно сделать несколькими способами:

1. Документирование. Составьте короткое резюме встречи и отправьте его по электронной почте. Это создаст ясный договор и позволит обеим сторонам ссылаться на него в дальнейшем.
2. Регулярные проверки. Планируйте короткие «проведённые» встречи каждые 2–4 недели, чтобы обсудить прогресс и при необходимости скорректировать план.
3. Публичное признание. Когда сотрудник демонстрирует улучшения, отметьте это в команде, чтобы усилить мотивацию.
4. Обратная связь. Предоставляйте конструктивную обратную связь в реальном времени, чтобы недопущить повторения проблем.

Если же ситуация не улучшилась, обсудите дальнейшие шаги, включая возможные дисциплинарные меры. Важно, чтобы любые действия были справедливыми и соответствовали внутренним политикам организации.

Пример стратегии исправления поведения

Для иллюстрации, возьмём ситуацию, когда сотрудник часто пропускает сроки. Стратегия может выглядеть так:

1. Определить точную причину задержек (неплановое рабочее время, проблемы со здоровьем, недостаток навыков).
2. Поставить чёткие сроки и контрольные точки для каждой задачи.
3. Организовать обучение или менторство, если это необходимо.
4. Наградить прогресс, например, в виде признания на собрании.
5. Пересмотреть план через месяц и при необходимости скорректировать.

Выводы

Переговоры о недостойном поведении подчинённого – это сложный, но важный процесс, требующий подготовки, чёткого общения и последующего закрепления договоренностей. Если руководитель придерживается принципов открытости, конструктивной обратной связи и фокусируется на развитии, то даже самые сложные ситуации можно превратить в шаги к повышению эффективности всей команды. Помните: цель диалога – не наказать, а помочь сотруднику стать лучше и внести свой вклад в общий успех.

Успеха в работе с командами и в достижении высоких результатов!